3 điều cần biết về lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử là thao tác quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần phải biết. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử là tài liệu quan trọng để phục vụ việc thanh tra, kiểm tra; là căn cứ để kê khai và quyết toán thuế… Bên cạnh đó, việc lưu trữ hóa đơn điện tử còn giúp cả bên bán và bên mua tra cứu hóa đơn điện tử doanh nghiệp một cách thuận tiện, dễ dàng. Tuy nhiên, khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều sau:

Thứ nhất: Cách lưu hóa đơn điện tử

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng cách. Hiểu rõ được vai trò và trách nhiệm lưu trữ hóa đơn của cả bên bán, bên mua và bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 32/2011, quy định cụ thể như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

lưu trữ hóa đơn điện tử

Đối với những trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Đối với trường hợp người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Như vậy có thể thấy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà còn là trách nhiệm của các doanh nghiệp là bên bán và bên mua để đảm bảo sự an toàn và bảo mật tốt nhất cho hóa đơn.

Thứ hai: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Đối với thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn thắc mắc liệu có sự khác biệt gì về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hay không. Câu trả lời là không. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ theo quy định của Cơ quan thuế, hóa đơn sau khi được khởi tạo phải được lưu trữ theo thời hạn của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm).

Cần phải chuẩn bị những gì trước khi kê khai thuế qua mạng 

Những đối tượng được phép tự in hóa đơn

Thứ ba là một số lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đương nhiên sẽ có nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn so với hóa đơn giấy như: không tốn không gian lưu trữ, không mất thời gian để tìm kiếm, truy xuất hóa đơn… Đặc biệt, các vấn đề như mối mọt, hỏng hóc hóa đơn, cháy nổ hóa đơn là không thể xảy ra. Tuy nhiên, vì các dữ liệu đều lưu trên máy tính nên các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến vấn đề bảo mật thông tin, tránh tình trạng máy tính bị nhiễm virut dẫn đến việc bị đánh cắp dữ liệu. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến khâu tìm kiếm đối tác cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng để đảm bảo có thể lưu trữ hóa đơn bảo mật nhất cho doanh nghiệp mình.

HIện tại nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sử dụng công nghệ lưu trữ hóa đơn công nghệ cao, đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn tốt nhất, bảo mật nhất cho các doanh nghiệp.

 

 

Có thể bạn chưa biết:

Những loại cây không nên trồng trước nhà

Các mẫu nhà ống đẹp

Đánh giá bài viết